Pravila privatnosti

Venico d.o.o., sa sjedištem u Kaštel Sućurcu, Hrvatska, Starčevićeva 108, OIB: 00485255470 (u daljnjem tekstu: Venico ili „mi“ ili „naš“) poštuje privatnost svake osobe čije osobne podatke prikuplja. U Pravilima privatnosti želimo vas obavijestiti o tome koje osobne podatke VENICO kao voditelj obrade prikuplja, u koju svrhu, kako ih štitimo i koja su vaša prava. VENICO u nekim slučajevima djeluje kao voditelj obrade i za partnere s kojima ima sklopljene ugovore o suradnji.

U slučaju narudžbe putem internetse stranice www.venico.hr vaš je voditelj obrade VENICO. Dodatne informacije o obradi osobnih podataka i svojim pravima možete pronaći u pravilima privatnosti u nastavku.

Venico d.o.o. pravila privatnosti

Prosinac, 2024.

Venico poštuje privatnost svake osobe čije osobne podatke obrađuje. U okviru ovih Pravila privatnosti pronaći ćete informacije o tome koje osobne podatke Venico kao voditelj obrade prikuplja i obrađuje, u koju svrhu, kako ih štiti i koja su vaša prava.

OPĆI DIO

Voditelj obrade i zakonski okvir

Venico d.o.o., sa sjedištem u Kaštel Sućurcu, Hrvatska, Starčevićeva 108, OIB: 00485255470(u daljnjem tekstu: Venico ili „mi“ ili „naš“) kao voditelj obrade, obvezuje se na zaštitu vaših osobnih podataka. Prikupljanje i čuvanje podataka provodi se u skladu s odredbama Uredbe EU 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka (u daljnjem tekstu: Uredba), Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/2018) i ostalih propisa koji uređuju predmetno područje, a imaju primjenu u Republici Hrvatskoj.

Opseg primjene

Ova Pravila privatnosti primjenjuju se na svaku obradu osobnih podataka koju provodi Venico kao voditelj obrade, osim ako je drugim pravilima ili drugim dokumentom drukčije propisano za pojedinu obradu. Venico u nekim slučajevima djeluje kao voditelj obrade i za ispitanike koji su ujedno ispitanici društava s kojima ima sklopljene ugovore o posredovanju i distribuciji smještajnih kapaciteta u okviru svojih ovlasti na temelju tih ugovora.

Ova Pravila privatnosti podijeljena su na dva dijela: Opći dio i Posebni dio. Osnovna načela obrade osobnih podataka, kontaktni podaci službenika za zaštitu osobnih podataka i ostale odredbe određene u Općem dijelu Pravila privatnosti primjenjuju se bez iznimke na svaku obradu osobnih podataka bez obzira je li takva obrada posebno obrađena u Posebnom dijelu Pravila privatnosti ili nije. U Posebnom dijelu Pravila privatnosti detaljnije su obrađeni posebni slučajevi obrade podataka koji predstavljaju glavninu svih naših obrada.

Službenik za zaštitu podataka

Venico je imenovao službenika za zaštitu osobnih podataka kojeg u slučaju pitanja vezanih za zaštitu osobnih podataka i za ostvarenje prava zajamčenih Uredbom svakodobno možete kontaktirati putem adrese: info@venico.hr odnosno putem pošte na adresu Venico d.o.o., Starčevićeva 108, 21212 Kaštel Sućurac, Republika Hrvatska – za DPO.

Načela zaštite osobnih podataka

Venico je prepoznala načela obrade podataka kao osnovne vrijednosti koje se poštivati tijekom cijelog ciklusa obrade osobnih podataka, od njihova prikupljanja pa sve do njihova uništenja ili drugog prestanka obrade. Obrađujemo podatke:

Zakonito – obrada će se provoditi ako je ista dopuštena zakonom, i to u granicama koje zakon dopušta.
Pošteno – uvažavajući specifičnosti svakog odnosa, primjenjujući sve adekvatne mjere za zaštitu osobnih podataka te ne sprječavajući ispitanika u ostvarivanju njegovih prava.
Transparentno – informirajući ispitanike o obradama osobnih podataka. Od samog prikupljanja podataka kada su ispitanici informirani o svim aspektima obrade podataka pa sve do prestanka obrade podataka ispitanicima se pruža jednostavan i brz pristup vlastitim podacima. Određene informacije mogu se ograničiti samo kada to zahtijeva zakon ili kada je to nužno za zaštitu trećih osoba.
Uz ograničenje svrhe – obrađujući osobne podatke u one svrhe u koje su prikupljeni, a u druge svrhe ako su za to ispunjeni uvjeti iz Uredbe. Podaci se mogu obrađivati u podudarne svrhe samo uzimajući u obzir: (a) svaku vezu između svrha prikupljanja osobnih podataka i svrha namjeravanog nastavka obrade; (b) kontekst u kojem su prikupljeni osobni podaci, posebno u pogledu odnosa između nas i ispitanika; (c) prirodu osobnih podataka, osobito činjenicu obrađuju li se posebne kategorije osobnih podataka u skladu s člankom 9. Uredbe ili osobni podaci koji se odnose na kaznene osude i kažnjiva djela u skladu s člankom 10. Uredbe; (d) moguće posljedice namjeravanog nastavka obrade za ispitanike te (e) postojanje odgovarajućih zaštitnih mjera.
Uz ograničenje pohrane – pohranjujući podatke u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju, a duže samo ako je dopušteno propisima.
Uz smanjenje količine podataka – obrađujući podatke ako su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno. Posebno se pazi da se ne prikupljaju podaci za koje ne postoji opravdana potreba za obradom.
Vodeći računa o točnosti – vodeći računa o točnosti i ažurnosti podataka i brišući netočne podatke u okviru mogućnosti.
Vodeći računa o cjelovitosti i povjerljivosti – pružajući odgovarajuću sigurnost osobnih podataka tehničkim i organizacijskim mjerama, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnoga gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera. Relevantne mjere primjenjuju se vodeći računa o rizičnosti svake vrste obrade podataka.

Zakonitost obrade osobnih podataka

Kako bi se poštovala zakonitost obrade osobnih podataka, obrađujemo osobne podatke samo ako i u onoj mjeri u kojoj je ispunjena najmanje jedna od sljedećih pravnih osnova:

Obrada je nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik strana ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora; ovo je najčešća svrha obrade podataka ispitanika pri čemu je temelj postojeći ugovorni odnos ili ugovorni odnos koji se nastoji postići.
Obrada je nužna radi poštovanja pravnih obveza voditelja obrade. Venico kao pravni subjekt ima brojne obveze koje su propisane raznim propisima. Ova obveza obuhvaća prikupljanje, a često i dostavu podataka državnim tijelima. Primjerice, obrada osobnih podataka gostiju i prosljeđivanje kroz sustav upravljanja rezervacijama – Phobs.
Obrada je nužna za potrebe legitimnih interesa voditelja obrade ili treće strane, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, uzimajući u obzir razumna očekivanja ispitanika koja se temelje na njihovu odnosu s voditeljem obrade, osobito ako je ispitanik dijete. Kod primjene ove pravne osnove procjenjujemo da je obrada primjerena poslovnim potrebama, da je što manje invazivna i da interesi ispitanika ne nadjačavaju naše legitimne interese ili legitimne interese treće strane. Primjer za ovakvu obradu jest obrada u administrativne svrhe, svrhe očuvanja sigurnosti računalnih mreža, svrhe izravnog marketinga i unaprjeđenja našeg poslovanja. Ispitanik u ovim situacijama uvijek ima pravo prigovoriti na takvu obradu.
Obrada je nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe. Pravo na zaštitu osobnih podataka nije apsolutno pravo i ujednačavamo ga s drugim temeljnim pravima u skladu s načelom proporcionalnosti. Venico d.o.o. uvažava mogućnost da je u nekim situacijama potrebno obrađivati osobne podatke kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe. Također, u nekim izvanrednim situacijama primjerice u slučaju epidemija možemo obrađivati podatke na temelju preporuka Hrvatskog zavoda za javno zdravstvo.
Ispitanik je dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha. Kada obrađuje osobne podatke na temelju privole, posebno vodimo računa da su to situacije u kojima ne postoje nikakve, formalne ili neformalne, posljedice za davanje, odbijanje davanja ili uskraćivanja privole. Kada se obrada temelji na privoli, ispitanik može povući privolu u svakom trenutku bez negativnih posljedica. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja.

Vrste osobnih podataka koji se obrađuju

Posebne kategorije osobnih podataka: posebne kategorije osobnih podataka obrađuju se samo ako su ispunjeni uvjeti iz članka 9. Uredbe. Primjerice, obrađujemo podatke radnika koji spadaju u posebne kategorije osobnih podataka, kao što su podaci o članstvu u sindikatu (primjerice kod ostvarivanja posebnih prava prema relevantnim propisima), vjerskim ili filozofskim uvjerenjima (primjerice kod ostvarivanja prava na dodatne neradne dane za vjerske blagdane ako je pojedinac dobrovoljno otkrio takve podatke u navedenu svrhu) ili podataka koji se odnose na zdravlje (primjerice prema posebnim propisima o zaštiti na radu ili vođenja evidencije o radnicima ili kada se za određene poslove traže posebni certifikati o zdravstvenom stanju).

Osobni podaci koji ne spadaju u prethodnu skupinu: takvi osobni podaci čine najveći dio obrađenih podataka, a to su najčešće identifikacijski podaci i podaci za kontakt poput imena i prezimena, OIB.

Većinu osobnih podataka koje prikupljamo pružaju sami ispitanici te molimo da ne navodite osjetljive informacije (primjerice rasu ili etničko podrijetlo, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja, i slično) kada to nije nužno. Ako će ipak navoditi osjetljive informacije iz bilo kojeg razloga, tim činom daju svoju izričitu privolu za prikupljanje i korištenje tih informacija na načine opisane u ovim Pravilima privatnosti ili na način opisan u trenutku otkrivanja tih informacija.

Dostava podataka trećim subjektima

Venico osobne podatke dijeli s drugima samo kada za to postoji zakonska osnova.

Moguće je da u određenim slučajevima dolazi do prijenosa osobnih podataka izvan Europske unije (EU) i Europskog gospodarskog prostora (EGP) i to u zemlje za koje ne postoji odluka Europske komisije o primjerenosti. U tim slučajevima osiguravamo poštovanje visokih standarda zaštite osobnih podataka, a u skladu sa strogim zahtjevima Uredbe i svaki prijenos osobnih podataka u treće zemlje bit će obavljen u skladu s poglavljem V. Uredbe. Najčešći modeli prijenosa u tim slučajevima su primjena standardnih ugovornih klauzula koje je odobrila Europska komisija te izričita privola ispitanika.

Pravne obveze
U okviru izvršavanja zakonskih obveza, obvezni smo dostavljati podatke trećim osobama. Primjerice, dostava podataka gostiju putem sustava eVisitor, dostava podataka radnika nadležnim zavodima: Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje, Hrvatskom zavodu za zdravstveno osiguranje, Poreznoj upravi te Središnjem registru osiguranika i mirovinskim društvima. Također obvezni smo u određenim slučajevima dostaviti ili staviti na uvid podatke u vezi sa zaposlenjem Hrvatskom zavodu za zapošljavanje, primjerice radi uključenja radnika u mjere aktivne politike zapošljavanja, nadležnim policijskim postajama odnosno ministarstvu nadležnom za unutarnje poslove, kao i za izdavanje dozvola za rad, ministarstvu nadležnom za poslove turizma u slučaju zapošljavanja stipendista, ministarstvu nadležnom za poslove gospodarstva i poduzetništva kada se radi o korištenju potpora za ulaganja, osiguravajućim društvima, bankama i u ostalim slučajevima kada propisi to nalažu. Također, određeni podaci radnika šalju se bankama ili mirovinskim fondovima u okviru isplata plaća, a podaci se mogu slati i vjerovnicima u skladu s ovršnim propisima. Ponekad se šalju podaci s obzirom na ugovorne obveze, primjerice kod učenika koji polaze učenje temeljeno na radu (praksa), podaci se razmjenjuju sa školama i/ili fakultetima.
Određeni osobni podaci dostavljaju se i poslovnim subjektima u svrhe pružanja specifičnih usluga kao primjerice usluge zdravstvenih pregleda radnika (ugovorena medicina rada), nadalje, institucijama koje organiziraju zakonski obvezne edukacije (zaštita na radu, higijenski minimum, toksikologija) ili revizorskim društvima kod provođenja obvezne revizije, javnim bilježnicima kada se traže ovjere, Financijskoj agenciji za potrebe ishođenja poslovnih certifikata, obveznicima javne nabave kada se javljamo na natječaje javne nabave, nadalje u svrhe dodjele i korištenja službenih kartica, službenih mobilnih uređaja ili za kupnju goriva.

Partneri Venica – izvršitelji obrade
Moguća je dostava podataka poslovnim subjektima, izvršiteljima obrade, koji obrađuju podatke u naše ime kao voditelja obrade. Najčešće su to naši poslovni suradnici koji nam pružaju određene usluge primjerice informatičke, marketinške te radi obrade plaćanja. Sa svim partnerima sklapamo detaljan ugovor u pogledu njihovih ovlasti i obveza vezanih za obradu osobnih podataka, a sukladno zahtjevima Uredbe. Oni su također obvezni koristiti podatke koji su im povjereni isključivo u skladu s našim ugovorima i strogo za svrhu koju smo naveli. Također, obvezni su na ispravan način zaštititi vaše podatke i držati ih u tajnosti.

Vrijeme čuvanja podataka

Podaci ispitanika obrađuju se i čuvaju, u skladu s važećim zakonskim propisima, kada je obveza čuvanja propisana.

U slučajevima kada je Venico ovlašten sam utvrditi rokove čuvanja podataka, podaci se čuvaju onoliko koliko je potrebno da bi se ostvarila svrha zbog koje se osobni podaci obrađuju vodeći računa o svrsi obrade, legitimnim interesima Venica interesima ispitanika. U slučajevima kada za određenu obradu u ovim Pravilima privatnosti ili na drugom mjestu nismo naveli koji je rok čuvanja podataka, obavještavamo Vas da je rok čuvanja 5 godina.

Nakon isteka predviđenog roka čuvanja podataka, podatke ćemo izbrisati, a u slučajevima u kojima to nije moguće, podatke ćemo učiniti nečitljivima.

Izvori osobnih podataka

Osobne podatke najčešće dobivamo od vas. Prilikom davanja osobnih podataka, na bilo koji način (upit za rezervaciju, rezervacija smještaja, prijava za posao i sl.), jamčite da su informacije koje ste priložili točne, da ste poslovno sposobni i ovlašteni raspolagati danim informacijama te da ste u cijelosti suglasni da vaše podatke upotrebljavamo i prikupljamo u skladu s pozitivnim propisima i uvjetima ovih Pravila privatnosti.

Vaše osobne podatke također dobivamo i posredno, od drugih fizičkih i pravnih osoba, primjerice: od turističkih agencija koje prosljeđuju podatke gostiju za potrebe smještaja, od gostiju koji rezerviraju smještaj za osobe s kojima će boraviti u objektima, od agencija za posredovanje pri zapošljavanju i ustupanje radnika, od poslovnih partnera o njihovim radnicima koji će sudjelovati u izvršavanju određenih ugovora i dr. Prilikom davanja osobnih podataka drugih osoba jamčite nam da su informacije koje ste priložili točne, da ste poslovno sposobni i ste ovlašteni raspolagati danim informacijama, da su ispitanici čije nam osobne podatke prosljeđujete suglasni da njihove podatke obrađujemo. Ako dajete podatke drugih osoba obvezni ste ih upoznati s našim Pravilima privatnosti.

U određenim slučajevima, osobne podatke dobivamo i iz javnih izvora, primjerice, sudskog registra, vaših internetskih stranica, oglasa i slično.

Tehnička i integrirana zaštita podataka

Vodimo računa o najvišim organizacijskim i tehničkim standardima zaštite podataka. Stoga, uzimajući u obzir najnovija dostignuća, trošak provedbe te prirodu, opseg, kontekst i svrhe obrade, kao i rizike različitih razina vjerojatnosti i ozbiljnosti za prava i slobode pojedinaca koji proizlaze iz obrade podataka, u vrijeme određivanja sredstava obrade i u vrijeme same obrade, provodimo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere za omogućavanje učinkovite primjene načela zaštite podataka.

Također, provodimo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kojima se osigurava da integriranim načinom budu obrađeni samo osobni podaci koji su nužni za svaku posebnu svrhu obrade. Tu mjeru primjenjujemo na količinu prikupljenih osobnih podataka, opseg njihove obrade, razdoblje pohrane i njihovu dostupnost. Točnije, takvim se mjerama osigurava da osobni podaci nisu automatski, bez intervencije pojedinca, dostupni neograničenom broju pojedinca.

Kako bi se osigurala visoka razina sigurnosti prilikom obrade osobnih podataka te kako bi isti bili zaštićeni od slučajnog ili namjernog neovlaštenog pristupa, gubitka ili izmjene, osiguravamo pristup sustavima u koje se pohranjuje najveći broj osobnih podataka pojedinaca samo ovlaštenim osobama u mjeri potrebnoj za izvršavanje njihovih radnih zadataka i to kroz višestruki sustav autentifikacije te je isti osiguran od neovlaštenog pristupa i uporabe i redovito ažuriran.

Povrede osobnih podataka

Implementirali smo odgovarajuće tehničko organizacijske mjere kako bi rizik od povrede sveli na najmanju moguću mjeru, međutim ako ipak primijetite da je došlo do povrede osobnih podataka molimo vas da nam bez odgađanja prijavite svaku takvu povredu na e-mail: info@venico.hr. Uspostavili smo interne mehanizme kako bi u takvim slučajevima pravodobno reagirali na odgovarajući način.

Sukladno Uredbi, ali i internim pravilnicima, u slučaju povrede osobnih podataka, bez nepotrebnog odgađanja i ako je izvedivo, najkasnije 72 sata nakon saznanja o toj povredi, izvješćujemo nadležno nadzorno tijelo o povredi osobnih podataka, osim ako nije vjerojatno da će povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za prava i slobode pojedinaca.

Izvješće koje se dostavlja nadzornom tijelu sadržava sve informacije sukladno Uredbi.

U slučaju povrede osobnih podataka koja će vjerojatno prouzročiti visok rizik za prava i slobode pojedinaca, bez nepotrebnog odgađanja obavješćujemo ispitanika o povredi osobnih podataka. Ponekad, u slučajevima kada Uredba to propisuje, obavještavanje ispitanika nije obvezno.

Prava ispitanika

Bez obzira na osnovu prikupljanja podataka, ispitanici mogu besplatno ostvariti sljedeća prava u granicama koje propisuje Uredba:

Pravo na informiranje: imate pravo biti informirani o obradi i njezinim svrhama. Vodimo računa o tome da se ispitaniku pružaju sve informacije koje su neophodne za osiguravanje poštene i transparentne obrade uzimajući u obzir kontekst obrade.

Pravo na brisanje („pravo na zaborav“): imate pravo zatražiti brisanje osobnih podataka koji se odnose na vas, bez nepotrebnog odgađanja, sukladno uvjetima iz Uredbe. Da biste to učinili, pošaljite svoj zahtjev nama kao voditelju obrade pisanim putem, uključujući i elektronički oblik komunikacije. Napominjemo kako je u zahtjevu potrebno specificirati što konkretno želite da se briše jer vaše podatke možemo čuvati na temelju različitih pravnih osnova, primjerice ispitanik može biti i naš gost i kandidat za zaposlenje. Imate pravo tražiti brisanje osobnih podataka koji se na vas odnose ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:

Vaši osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhu u koju smo ih prikupili ili obradili
povukli ste privolu na kojoj se obrada temelji i ako ne postoji druga pravna osnova za obradu
uložili ste prigovor na obradu svojih osobnih podataka, ako ne postoje naši jači legitimni razlozi za obradu
osobni podaci nezakonito su obrađeni
osobni podaci moraju se brisati radi poštovanja pravne obveze.

U nekim slučajevima neće biti moguće u potpunosti ispuniti zahtjev za brisanjem, primjerice kada postoji zakonska obveza čuvanja, kada je legitimni interes voditelja obrade jači od interesa ispitanika, kada postoji interes voditelja obrade radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.

Pravo na pristup podacima: imate pravo na pristup svojim osobnim podacima koje obrađujemo o vama i možete zatražiti detaljne informacije osobito o njihovoj svrsi obrade, o vrsti/kategorijama osobnih podataka koji se obrađuju uključujući i uvid u svoje osobne podatke, o primateljima ili kategorijama primatelja te o predviđenom razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni. Pristup osobnim podacima može biti ograničen samo u zakonom propisanim slučajevima odnosno kada se takvim ograničenjem poštuje bit temeljnih prava i sloboda drugih.

Pravo na ispravak: imate pravo na ispravljanje ili dopunjavanje osobnih podataka, ako vaši podaci nisu točni, potpuni i ažurni. Da biste to učinili, pošaljite svoj zahtjev nama kao voditelju obrade pisanim putem, uključujući i elektronički oblik komunikacije. Napominjemo kako je u zahtjevu potrebno specificirati što konkretno nije točno, potpuno ili ažurno i u kojem bi smislu navedeno trebalo ispraviti te dostaviti potrebnu dokumentaciju u prilog svojih navoda.

Pravo na prenosivost podataka: imate pravo zaprimiti osobne podatke koji se odnose na vas u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu – te pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade bez ometanja od strane voditelja obrade kojem su osobni podaci pruženi, sve u skladu sa zahtjevima Uredbe.

Pravo na ograničenje obrade: imate pravo tražiti ostvarenje prava na ograničenje obrade u slučaju:

ako osporavate njihovu točnost
ako je obrada nezakonita, a protivite se njihovom brisanju
ako voditelj obrade više ne treba osobne podatke, ali ste ih zatražili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva
ako ste uložili prigovor na obradu vaših osobnih podataka i očekujete potvrdu nadilaze li legitimni razlozi voditelja obrade razloge ispitanika.

Pravo na prigovor obradi osobnih podataka: kada obrađujemo podatke na temelju svojih legitimnih interesa koji su jači od interesa ispitanika, tada ispitanik ima pravo na temelju svoje posebne situacije u svakom trenutku uložiti prigovor na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega.

U svakom slučaju ispitanici imaju i pravo:

podnijeti prigovor Službeniku za zaštitu osobnih podataka
Venico d.o.o.,
za DPO
Starčevićeva 108, 21212 Kaštel Sućurac
e-mail: info@venico.hr
podnijeti pritužbu nadzornom tijelu ako smatrate da su vam povrijeđena prava na zaštitu podataka
Agencija za zaštitu osobnih podataka
Selska cesta 136, HR – 10 000 Zagreb
e-mail: azop@azop.hr

Mi kao voditelj obrade imamo pravo na zaštitu naših interesa, kao i zaštite ispitanika te sukladno tome imamo pravo provesti aktivnosti utvrđivanja identiteta podnositelja zahtjeva.

Imamo pravo i objaviti obrazac koji će služiti za podnošenje zahtjeva kako bi se što učinkovitije postupilo po zahtjevu.

U slučaju postavljanja zahtjeva, pružit ćemo vam informacije o poduzetim radnjama u vezi s ostvarivanjem vaših prava bez nepotrebnog odgađanja i u svakom slučaju u roku od mjesec dana od dana zaprimanja zahtjeva. Taj se rok može prema potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjeva. U tom slučaju ćemo vas obavijestiti u roku od mjesec dana od dana zaprimanja zahtjeva, zajedno s razlozima odgađanja.

Ako podnesete zahtjev elektroničkim putem, informacije ćemo pružiti elektroničkim putem, ako je to moguće, osim ako ne zatražite drukčije.

Napominjemo, da u slučaju zahtjeva, sve zahtjeve i prateću korespondenciju čuvamo u svrhu dokazivanja postupanja.

Postupanja po zahtjevima ispitanika u pravilu su besplatna, ali ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani, a osobito zbog njihova učestalog ponavljanja, imamo pravo naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova ili odbiti postupiti po zahtjevu.

Svi zahtjevi koji nisu vezani uz zaštitu osobnih podataka, a dostavljeni su na adresu službenika za zaštitu podataka, npr. upit za pristup veleprodajnom cjeniku bit će proslijeđeni direktno u nadležne odjele unutar Venica, bez posebnog odgovora pošiljatelju od strane službenika za zaštitu podataka. Isto tako, u slučaju potrebe, svi zahtjevi za vezani uz zaštitu osobnih podataka koje zaprime drugi naši odjeli na neke druge naše e-mail adrese, mogu se proslijediti našem službeniku za zaštitu osobnih podataka.

POSEBNI DIO

INTERNETSKE STRANICE

Od posjetitelja naših internetskih stranica možemo prikupljati osobne podatke koji se upotrebljavaju u svrhe u koje su pruženi, sve u skladu s informacijama navedenima u trenutku prikupljanja (ili očitom svrhom koja se može izvesti iz konteksta prikupljanja).

Korisnici imaju kontrolu nad osobnim podacima koje unose u web-obrasce. Primjerice, na nekim našim internetskim stranicama pruža vam se mogućnost da se prijavite na naše newslettere kako biste primali informacije ili ponude. Također, na nekim internetskim stranicama pruža vam se mogućnost rezervacije smještaja, prijave za posao i sl. U svakom tom slučaju vi dajete podatke koji su nam potrebni za ispunjenje svrhe svakog pojedinog slučaja. Informacija o obradi osobnih podataka nalazi se i na svakoj internetskoj stranici na svakom mjestu na kojem se podaci prikupljaju.

Na svojim internetskim stranicama možemo koristiti i širok spektar novih alata u svrhu poboljšanja korisničkog iskustva i pritom upotrebljavamo kolačiće i različite druge načine praćenja posjetitelja, primjerice Google Analytics, i druge. Koristimo i platformu za upravljanje privolama za kolačiće Usercentrics CookieBot. Više o kolačićima i drugim tehnologijama molimo da pročitate u Pravilima o kolačićima koja se nalaze na svakoj našoj internetskoj stranici.

Pravna je osnova za obradu osobnih podataka posjetitelja naših internetskih stranica legitimni interes, izvršenje ugovora ili privola ako se od ispitanika traži davanje privole.

Posjetitelji imaju sva prava koja su opisana u poglavlju PRAVA ISPITANIKA.

Ova Politika privatnosti ne pokriva načine postupanja s informacijama drugih društava i organizacija koje su u nekim slučajevima povezane sa našim internetskim stranicama, a koje mogu upotrebljavati kolačiće i druge tehnologije te vas upućujemo da se upoznate s njihovim pravilima privatnosti i uvjetima poslovanja.

KANDIDATI ZA ZAPOSLENJE I RADNICI

Ovaj dio Pravila privatnosti uređuje zaštitu osobnih podataka ponajprije u procesima u vezi sa zaposlenjem, razvojem i edukacijom. U tom smislu ispitanici su ponajprije bivši i sadašnji radnici, tražitelji posla, osobe koje polaze učenje temeljeno na radu (učenici), osobe na stručnom usavršavanju, studenti koji rade na temelju tzv. studentskog ugovora, stipendisti učenici koji rade na temelju tzv. učeničkog ugovora, agencijski radnici i ustupljeni radnici, te druge osobe čiji se podaci obrađuju u okviru radno pravnih i srodnih odnosa.

U okviru obrada podataka koje se provode u vezi sa zaposlenjem, identificirali smo sljedeće svrhe obrade:

Selekcija kadrova: uključuje prikupljanje i daljnju obradu relevantne natječajne dokumentacije prijavljenih kandidata za posao, testiranje (uključujući mogućnost online psihologijsko testiranja) i ocjenjivanje, prikupljanje i analizu informacija o kandidatima iz javno dostupnih izvora, uključujući informacije koje je kandidat sam o sebi javno objavio samo ako je to važno zbog rizika koje određeno radno mjesto podrazumijeva. Pravna osnova jest obavljanje prethodnih radnji za sklapanje ugovora kao i privola.
Smanjivanje reputacijskog rizika: prikupljanje i analiza informacija o zaposlenicima i osobama u usporedivom odnosu iz javno dostupnih izvora, uključujući informacije koje je sam ispitanik o sebi javno objavio, samo ako je to važno zbog rizika koje određeno radno mjesto podrazumijeva. Pravna je osnova legitimni interes.
Zaključenje ugovora i ispunjenje ugovora: obrada u svrhe zaključenja ugovora o radu, studentskog ugovora, učenja temeljeno na radu (praksa) ili stručnog osposobljavanja, ugovora o stipendiranju s osobama koje nisu u radnom odnosu ili bilo kojeg drugog usporedivog odnosa. Pravna je osnova i poštivanje pravnih obveza i kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora kao i izvršenje ugovora.
Vođenje evidencije zaposlenika, osoba u usporedivom odnosu ili drugih osoba (npr. djeca, supružnici ili korisnici osiguranja). Pravna je osnova poštivanje pravnih obveza.
Obračun i isplata plaća te ostvarivanje materijalnih i drugih prava: obrada je nužna kako bi se ostvarila materijalna i druga prava primjerice za ostvarivanje prava za ulazak u mjere aktivne politike zapošljavanja (stalni sezonac i ostali), za ostvarenja dodatnih prava radnika po kolektivnom ugovoru (primjerice: rođenje djeteta) i drugo. Pravna je osnova poštivanje pravnih obveza.
Prijava smještaja: obrada podataka nužna je u slučaju da ispitanici borave u objektima za personalni smještaj radnika radi prijave boravka nadležnim tijelima. Pravna je osnova izvršenje pravnih obveza.
Upravljanje radnim učinkom: ova svrha uključuje i informacije o postizanju prethodno utvrđenih ciljeva, pravovremenom ispunjenju ciljeva te daljnje analize radi utvrđivanja budućih ciljeva, upravljanja ljudskim potencijalima, utvrđivanja iznosa nagrada i drugim relevantnim mjerama. Pravna je osnova legitimni interes.
Nagrađivanje:obrada uključuje nagrađivanje odnosno isplate naknade, pri čemu takva obrada može obuhvatiti i podatke o povredama etičkih i drugih internih pravila, podatke iz sustava upravljanja radnim učinkom, o pohađanim edukacijama, kao i sve druge relevantne podatke. Pravna je osnova legitimni interes.
Educiranje: obrada u svrhe educiranja zaposlenika i osoba u usporedivom odnosu osoba, uključujući i pozivanje na obvezne i neobvezne edukacije, provjere znanja, što uključuje i sve potrebne radnje za analizu stečenih znanja i sve druge relevantne informacije za organiziranje, provedbu i daljnje postupanje po provođenju edukacija. Pravna je osnova legitiman interes i privola kada se zatraži.
Izrada različitih izvještaja o radnicima: Pravna osnova može biti ispunjenje pravnih obveza, ali i legitiman interes (primjerice prilikom izrade planova za buduća razdoblja i slično).
Upute vezane za rad i informiranje: prikupljanje i obrada podataka u svrhu kvalitetnog i pravovremenog informiranja kandidata o otvorenim pozicijama i natječajima, odnosno mogućnostima zaposlenja. Prikupljanje i obrada podataka svih zaposlenika, osoba u usporedivom odnosu u svrhu kvalitetnog i pravovremenog informiranja o: uputama vezanim za izvršenje radnih obveza (primjerice: raspored rada, upozorenja o hakerskim napadima i sl.), informacije vezano za obvezne i neobvezne edukacije, informacije o ostvarivanju prava iz radnog odnosa, informacije o pogodnostima zaposlenicima, informacije o našem poslovanju, zaposlenicima, nagradama, ključnim aktivnostima i inicijativama i ostale informacije vezane za radni odnos.
U te svrhe radi brzine i bolje obaviještenosti, informacije možemo slati putem e-pošte. Pravna je osnova izvršenje ugovora, legitiman interes i privola kada je zatražimo.
Zaštita imovine i osoba: uključuje evidentiranje ulaza/izlaza iz poslovnih prostorija, mogućnost evidentiranja i provjere korištenja službenih mobilnih uređaja, računalne opreme, internetskog i telefonskog prometa, službenih vozila, prostorija i druge naše imovine. Pravna je osnova legitimni interes.
Prestanak radnog odnosa: obrada podataka zbog prestanka ugovora o radu ili drugog usporedivog ugovora. Pravna je osnova ispunjenje zakonskih i ugovornih obveza.
Praćenje etičnog ponašanja: obrada uključuje sve postupke u kojima se istražuje poštovanje propisa o etičnom ponašanju ili propisa u vezi sa zaštitom dostojanstva, odnosno u okviru bilo kojeg drugog disciplinskog postupanja, bez obzira je li ispitanik prijavljena osoba ili prijavitelj. Pravna je osnova legitiman interes, a u nekim slučajevima i naša pravna obveza.
Zaštita na radu:obrada podataka može biti potrebna i u slučajevima kada je nužna za ispunjenje svrhe posebnih propisa o zaštiti na radu, uključujući alkotestiranje sukladno propisima. Pravna je osnova legitiman interes, a u nekim slučajevima i naša pravna obveza.

Pored navedenih svrha moguća je obrada osobnih podataka i u druge specifične svrhe, ali uvijek u okviru koji je zakonom propisan ili ako je obrada potrebna za ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa, odnosno u vezi s radnim odnosom i svakim usporedivim odnosom.

Selekcija kadrova

Prikupljamo, obrađujemo i čuvamo podatke kandidata za zapošljavanje u bazi kandidata na temelju njihove dobrovoljne prijave:

prijava putem e-poruke
dolaskom na organizirane audicije i ispunjavanjem prijavnih obrazaca
na drugi način.

Podaci koji se u pravilu prikupljaju: ime, prezime, datum rođenja, adresa, državljanstvo, telefonski broj, e-adresa (u svrhu kontaktiranja), spol, stručna sprema, jezik, preferirani način komunikacije.

Podatke o kandidatima u pravilu dobivamo neposredno od kandidata, ali možemo dobivati posredno, od domaćih i stranih agencija za zapošljavanje, u kojem slučaju te agencije imaju obvezu obavijestiti kandidate o obradi njihovih osobnih podataka od naše strane.

Kandidati svoje prijave za posao šalju:

kao otvorene molbe u kojem slučaju obrađujemo podatke radi kontaktiranja kandidata u vezi sa zaposlenjem tri godine (ako se osoba ne zaposli kod nas);
kao prijave na konkretne natječaje koji imaju naveden rok završetka, a u tom slučaju obrađujemo podatke za vrijeme trajanja natječaja i pet mjeseci od završetka natječaja radi kontaktiranja kandidata u vezi sa zaposlenjem, a te se prijave arhiviraju na tri godine. U slučaju da kandidati koji se jave na konkretan natječaj koji ima naveden rok završetka daju posebnu privolu, obrađujemo podatke radi kontaktiranja kandidata u vezi sa zaposlenjem tri godine, kao i otvorene molbe (ako se osoba ne zaposli kod nas).

Imamo legitiman interes koristiti dobivene privatne e-adrese, ali i ostale dostavljene kontakt podatke za kontaktiranje kandidata vezano za zaposlenje. Primjerice, nakon prijave kandidati mogu dobiti automatski odgovor da je njihova prijava zaprimljena te da će biti kontaktirani kandidati čije su kvalifikacije i iskustva u skladu s traženima za pojedina radna mjesta.

Podatke koji se čuvaju pružaju sami kandidati, ali mi, na temelju legitimnog interesa osiguravanja najboljih kandidata i sami stvaramo osobne podatke u vezi s aktivnostima zapošljavanja, kao što su rezultati razgovora za posao, testiranja (uključujući online psihologijsko testiranje) i procjene, te prikupljamo osobne podatke i od trećih strana, ponajprije provjerom podataka dobivenih tijekom procesa zapošljavanja kontaktiranjem relevantnih trećih strana (primjerice: agencije za zapošljavanje, pružatelji usluga obrazovanja i osposobljavanja) ili korištenjem javno dostupnih izvora.

Radni odnos i ostali usporedivi odnosi

Mi kao poslodavac prikupljamo, obrađujemo i čuvamo sve podatke radnika u bazi radnika koja se vodi u informatičkom programu i u fizičkim dosjeima radnika. Podaci koji se prikupljaju navedeni su u Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima koje je objavilo ministarstvo nadležno za rad i mirovinski sustav.

Potrebni podaci za zasnivanje radnog odnosa u pravilu su: preslika osobne iskaznice, preslika tekućeg računa ili uputa za plaćanje od banke, preslika zaštićenog računa (ako ga radnik posjeduje), OIB, dokaz o stručnoj spremi (preslika svjedodžbe ili diplome), e-knjižica: potvrda o mirovinskom stažu (pribaviti ju u HZMO-u ili putem usluge e-Građani), Elektronički zapis obrasca porezne kartice, tzv. PK obrasca (pribaviti ga u Poreznoj upravi ili putem usluge e-Građani, osobe koje se prvi put zapošljavaju ne posjeduju elektronički zapis obrasca porezne kartice i moraju je otvoriti u Poreznoj upravi), rodni list djeteta ako je mlađe od 15 godina.

Potrebni podaci za sklapanje studentskih ugovora u pravilu su: potvrda fakulteta za tekuću godinu kao dokaz studentskog statusa ili preslika indeksa o upisanoj tekućoj godini, preslika osobne iskaznice, potvrda o upisnini za Studentski centar (nije slučaj sa svim studentskim centrima), jedna fotografija ili X-ica, OIB.

Osim tih podataka, možemo u dosjeu radnika čuvati i ostale podatke koji su prikupljeni u postupku zapošljavanja, kao i ostale podatke koji su prikupljeni tijekom radnog odnosa određeni našim pravilnicima (primjerice: nagrade, opomene, certifikate i sl.).

Svi podaci radnika čuvaju se u bazi radnika datumom zasnivanja radnog odnosa i ažurno se vode do prestanka radnog odnosa te se isti čuvaju kao dokumentacija trajne vrijednosti sukladno relevantnim propisima.

U svojoj bazi čuvamo i podatke ostalih osoba u poslovnom odnosu usporedivom s radnim odnosom i stručnom usavršavanju, i to s početkom rada i ažurno ih vodimo do prestanka rada te se čuvaju sukladno relevantnim propisima. Poseban su slučaj podaci učenika koji mogu biti maloljetni o kojima se vodi posebna pažnja i čiji se podaci prikupljaju i čuvaju sukladno posebnim propisima uz odobrenje škole i roditelja.

Podaci o plaći i platne liste podliježu posebnim propisima o čuvanju. U svakom slučaju svi radnici i ostale osobe u poslovnom odnosu usporedivom s radnim odnosom i stručnom usavršavanju imaju sva prava ispitanika.

POSLOVNI PARTNERI

Venico u svojem poslovanju obrađuje i podatke poslovnih partnera ili potencijalnih poslovnih partnera, a to su:

fizičke osobe koje jesu, mogu postati ili su bili poslovni partneri tvrtke Venico d.o.o. npr. obrtnici, osobe koje su u režimu samostalnih zanimanja (npr. odvjetnici, liječnici i dr.), osobe s kojima se sklapaju ugovori o djelu (npr. pjevači, slikari, fotografi i dr.) i ostale fizičke osobe koje imaju položaj poduzetnika
fizičke osobe koje u nekom dijelu poslovanja predstavljaju pravne osobe s kojima Venico d.o.o. ima, može imati ili je imala poslovni odnos (npr. osobe koje obavljaju dostavu za svog poslodavca trgovačko društvo, osobe kojima se šalju računi za njihova poslodavca pravnu osobu, potpisnici ugovora za trgovačko društvo koje predstavljaju osobe koje za trgovačko društvo obavljaju primopredaju, osobe koje za svoju pravnu osobu organiziraju kongrese i sl.).

U okviru obrada podataka Ispitanika, Venico je identificirao sljedeće svrhe obrade:

Zaključenje ugovora: obrada u svrhe zaključenja ugovora iz bilo kojeg područja našeg djelovanja (primjerice: slanje upita, traženje podataka o potpisnicima ugovora, slanje natječaja za pravne osobe koje ispitanici predstavljaju i sl.).
Ispunjenje ugovora: obrada podataka nužna je u svrhu ispunjenja ugovora što uključuje ispunjenje obveza, praćenja njihova izvršavanja i osiguravanja svih relevantnih mjera za njihovo izvršavanje (primjerice: za dogovor o vremenu i mjestu isporuke opreme na temelju ugovora, za slanje računa i sl. za koje slučajeve ćemo razmijeniti kontakt podatke radnika (e-mail, broj mobitela) isključivo u svrhu ispunjenja ugovora).

Vrsta osobnih podataka ispitanika koji se prikupljaju su:

ime i prezime
e-adresa
broj telefona
podaci o funkciji unutar pravne osobe koju predstavlja (npr. referent prodaje, tajnica uprave i sl.)
zanimanje kada je ispitanik fizička osoba s kojom se stupa u ugovorni odnos (primjerice: pjevač, slikar, fotograf, odvjetnik, liječnik…)
ponekad reference i kratki životopisi (posebno za konzultante)
podaci koji su navedeni na obrascima bjanko zadužnice, zadužnice, mjenice
broj računa u banci (IBAN) kada je poslovni partner fizička osoba s kojom se stupa u ugovorni odnos
ostali podaci ovisno o prirodi poslovnog odnosa.

Mjesta prikupljanja osobnih podataka ispitanika:

zaprimljene ponude ispitanika za ostvarivanje poslovne suradnje
zaprimljeni podaci od ispitanika u kontekstu prodaje proizvoda/usluga ili kupnje proizvoda/usluga od poslovnog partnera (primjerice: sajmovi, kongresi i sl.)
poslovna korespondencija vezano uz određenu prethodnu ili sadašnju poslovnu suradnju (primjerice korespondencija koja se obavlja u sklopu izvršavanja ugovora)
javno objavljeni podaci (primjerice: sudski registar, web-stranice poslovnih partnera, časopisi, bilteni i sl.).

Pored navedenih vrsta podataka i mjesta prikupljanja moguća je obrada osobnih podataka i u druge specifične svrhe, ali uvijek u okviru koji je zakonom propisan ili ako je obrada potrebna za ostvarivanje prava i obveza iz poslovnog odnosa.

ZAVRŠNE ODREDBE

Ova Pravila privatnosti dostupna su na stranici www.venico.hr te također u uredu ljudskih potencijala.

Obzirom na zahtjeve transparentnosti redovito ćemo revidirati ova Pravila privatnosti.

Ova Pravila privatnosti objavljena su u prosincu 2024. godine.

Venico d.o.o.
Starčevićeva 108, 21212 Kaštel Sućurac
OIB: 00485255470
info@venico.hr
+385 21 235 270
Verzija dokumenta: 1.1
Datum zadnje izmjene: 14.12.2024.